Sistemul e-Transport a devenit o componentă obligatorie pentru gestionarea transporturilor de bunuri cu risc fiscal ridicat, iar impactul lui este vizibil în activitatea multor firme din România. Regulile se aplică încă din momentul pregătirii transportului, iar responsabilitatea generării codului UIT influențează modul în care companiile își organizează fluxurile logistice.

Autoritățile au introdus acest instrument pentru a monitoriza mișcarea mărfurilor sensibile, astfel încât traseul lor să fie urmărit de la încărcare până la destinația finală. Cerințele includ raportarea cantităților, valorii, tipului de produse și detaliilor legate de vehicul. Procesul pare complex la prima vedere, însă devine mai clar atunci când fiecare etapă este explicată separat. Sistemul este conectat cu infrastructura electronică națională, iar datele transmise devin parte din verificările fiscale automate.

Scopul este de a preveni pierderile bugetare, dar și de a crea o trasabilitate completă pentru transporturi. Operatorii economici trebuie să cunoască cerințele obligatorii și situațiile în care apare obligația de raportare. Firmele implicate în transport, producție, distribuție sau achiziții intracomunitare au nevoie de o înțelegere practică a sistemului. E-Transport influențează atât activitatea internă, cât și relațiile comerciale cu partenerii. Este un mecanism care schimbă modul în care sunt gestionate documentele de transport și responsabilitățile fiecărui participant.

Ce este sistemul e-Transport și cum funcționează

Sistemul e-Transport este o platformă electronică prin care statul monitorizează transporturile de bunuri considerate sensibile din punct de vedere fiscal. Platforma colectează date esențiale despre traseu, cantități și participanți, astfel încât autoritățile să poată verifica rapid autenticitatea oricărui transport.

Fiecare transport declarabil trebuie înregistrat înainte de plecarea vehiculului. Sistemul generează un cod unic numit UIT, obligatoriu de afișat la control. Informațiile transmise acoperă detalii despre expeditor, destinatar, mijlocul de transport și produse.

Utilizarea platformei se face prin SPV, unde operatorii economici introduc datele cerute. Sistemul validează automat informațiile și emite codul UIT. Codul are perioadă limitată de valabilitate, astfel că transportul trebuie efectuat în intervalul specificat.

Elementele de bază urmărite în e-Transport includ:

• date despre bunurile transportate;
• cantități și valori declarate;
• locul de încărcare și destinația finală;
• datele autovehiculului și ale conducătorului auto;
• data și ora plecării.

Regulile se aplică indiferent de tipul transportului, atât intern, cât și intracomunitar, atunci când sunt implicate bunuri cu risc fiscal ridicat.

Cine are obligația de a folosi e-Transport

Obligația de raportare în e-Transport apare în funcție de rolul economic al unei companii și de tipul transportului. Firmele care gestionează bunuri cu risc fiscal ridicat trebuie să declare informațiile înainte de începerea deplasării.

Cele mai des întâlnite situații în care apare obligația includ:

• transporturi interne de bunuri cu risc fiscal ridicat;
• achiziții intracomunitare;
• livrări intracomunitare;
• importuri și exporturi de mărfuri sensibile;
• transporturi efectuate de terți în numele unei firme.

Responsabilitatea declarării revine firmei care organizează transportul sau celei care preia bunurile. În practică, pot exista mai multe situații:

1. Producători și distribuitori: trebuie să înregistreze în sistem plecările de mărfuri sensibile din depozite.
2. Retaileri și importatori: declară transporturile la intrarea în țară sau în rețeaua internă.
3. Firme de logistică: dacă transportă în numele unui client, pot prelua obligația, în funcție de contract.
4. Comercianți intracomunitari: declară achizițiile sau livrările care implică bunuri cu risc fiscal ridicat.

Codul UIT trebuie pus la dispoziția șoferului, iar acesta îl prezintă în cazul unui control. Nedeclararea atrage sancțiuni semnificative atât pentru firmă, cât și pentru transportator.

Ce sunt bunurile cu risc fiscal ridicat

Lista bunurilor monitorizate prin e-Transport este stabilită de autorități și se actualizează periodic. Categoria include produse pentru care riscul de evaziune este ridicat.

Printre bunurile vizate se află:

• legume și fructe;
• băuturi alcoolice;
• carne și produse din carne;
• cereale;
• materiale de construcții precum oțelul beton;
• îmbrăcăminte și încălțăminte cu risc fiscal ridicat.

Aceste bunuri necesită raportare indiferent de valoarea comercială, atât timp cât sunt depășite limitele prevăzute pentru masă brută. Regulile se aplică și atunci când bunurile sunt transportate temporar sau în scop logistic.

Pentru unele categorii, declarația este necesară chiar dacă transportul nu implică o tranzacție comercială. De exemplu, mutarea stocurilor între depozite poate necesita generarea unui cod UIT.

Ce date trebuie raportate în sistemul e-Transport

Înregistrarea transportului presupune introducerea unui set complet de informații. Sistemul validează fiecare câmp, iar lipsa unui element poate duce la respingerea declarației.

Datele obligatorii includ:

• tipul de transport: intern, intracomunitar, import sau export;
• date despre expeditor și destinatar;
• adresa exactă a punctului de încărcare și a destinației;
• informații despre mijlocul de transport;
• data și ora plecării de la încărcare;
• detalii despre bunuri: denumire, cod NC, cantitate, masă brută, valoare.

Pentru transporturile intracomunitare se cer și informații suplimentare despre documentele comerciale. Operatorii trebuie să se asigure că datele se potrivesc cu facturile, avizele și documentele vamale. Orice nepotrivire poate duce la blocaje, controale sau sancțiuni.

Datele raportate trebuie să fie reale și verificabile. Modificările apărute după generarea UIT nu pot fi operate decât prin anulare și reînregistrare, astfel că este important ca firma să fie organizată încă din etapa de pregătire.

Cum se obține și cum se folosește codul UIT

Codul UIT este elementul central al sistemului e-Transport. Fără acest cod, un transport declarat nu este considerat valid.

Codul se generează automat după completarea datelor în platforma electronică. Valabilitatea lui este limitată la perioada declarată în sistem, iar transportul trebuie efectuat în acel interval.

Codul UIT trebuie:

• să fie transmis șoferului înainte de plecarea vehiculului;
• să fie prezentat în cazul unui control pe traseu;
• să coincidă cu bunurile aflate efectiv în camion.

Este recomandat ca firmele să aibă proceduri interne clare pentru transmiterea și verificarea codului. În practică, multe companii folosesc aplicații interne sau sisteme ERP pentru gestionarea fluxului de documente.

Șoferii trebuie instruiți să păstreze codul în format digital sau tipărit, astfel încât să poată fi prezentat rapid. Organele de control verifică atât codul, cât și datele reale ale transportului.

Sancțiuni și riscuri pentru nerespectarea regulilor e-Transport

Sistemul e-Transport vine cu un regim strict de sancțiuni. Amenzile sunt aplicate pentru lipsa declarării, declararea greșită sau lipsa codului UIT.

Sancțiunile pot include:

• amenzi pentru firme, care pot ajunge la valori ridicate;
• confiscarea bunurilor transportate în cazuri grave;
• sancțiuni pentru șoferi și transportatori;
• blocarea sau suspendarea anumitor operațiuni comerciale.

Riscurile cresc dacă firma gestionează volume mari sau transporturi frecvente. Un control care constată diferențe între declarație și realitate poate afecta imediat activitatea.

Pentru evitarea problemelor, companiile trebuie să își adapteze procesele interne. O bună comunicare între departamentele de logistică, contabilitate și vânzări reduce erorile. Înregistrarea corectă și la timp a datelor este esențială.

Beneficiile utilizării corecte a sistemului e-Transport

Folosirea corectă a sistemului aduce stabilitate operațională și reduce riscurile de controale repetate. Deși la început pare o obligație dificilă, multe firme descoperă avantaje clare.

Printre beneficii se află:

• trasabilitate mai bună a mărfurilor;
• disciplină internă în pregătirea transporturilor;
• proceduri clare care reduc erorile;
• relații comerciale mai sigure cu partenerii;
• scăderea riscului de sancțiuni fiscale.

Sistemul oferă și predictibilitate. Organizațiile pot urmări stocurile în mișcare, iar departamentele de logistică pot organiza eficient rutele.

Sistemul e-Transport influențează direct activitatea firmelor care transportă bunuri cu risc fiscal ridicat. Reglementările cer o raportare atentă, însă oferă în schimb un control mai bun asupra fluxurilor logistice. Firmele care se adaptează rapid au parte de procese mai sigure și mai clare.

O bună organizare internă și respectarea regulilor duc la un flux eficient și lipsit de probleme, iar codul UIT devine un instrument util de trasabilitate.